Para qué sirve esta guía
La Matriz de procesos es el levantamiento de cómo trabaja un negocio. No se carga sola: se apoya en dos módulos que conviene preparar primero — Arquitectura por área y Roles. Con esa base se cargan los procesos, se genera su procedimiento (SOP) con ayuda de IA y se publica para que el equipo lo consulte.
1. Elegir la organización
El super-admin elige el negocio a gestionar en el selector del encabezado. Esa organización queda activa para todos los módulos. (El administrador o editor de un negocio no ve este selector: siempre trabaja sobre el suyo.)
2. Preparar la Arquitectura por área
En Arquitectura por área se crea cada área con su nombre, su clave, su descripción y sus macroprocesos, agrupados por categoría. Estos luego se eligen al cargar cada proceso.
3. Preparar los Roles
En Roles se crean las fichas (charter) de cada rol, organizadas en pestañas por grupo: misión, autoridad, responsabilidades clave, interfaces, entregables, métricas y a quién reporta. Las personas de estos roles son las que después se asignan como responsable o dueño de un proceso.
4. Cargar los procesos
En Matriz de procesos, con + Proceso se completa un formulario de tres pestañas:
- Proceso: área y macroproceso (de Arquitectura), actividad, descripción, frecuencia, sistema, prioridad, madurez y responsable/dueño (de Roles).
- Controles: insumo, resultado, evidencia, tiempo, criterio de calidad, riesgo y punto de escalamiento.
- Gobierno: estado documental, versión, revisiones y aprobador (una persona del equipo de la organización).
Solo la actividad es obligatoria. Las acciones de cada proceso (Editar, Generar SOP con IA, Ver SOP, Publicar, Eliminar) viven en el menú de su fila, y la lista se puede filtrar por área y por madurez.
5. Generar el SOP con IA y publicar
Desde el menú del proceso se usa Generar SOP con IA (la organización debe tener su clave configurada — ver la guía Cómo configurar la clave de IA). El procedimiento queda guardado ligado al proceso, como borrador. Cuando está conforme, se usa Publicar: el SOP queda visible para todo el equipo de esa organización (los lectores ven el botón Ver SOP).
El estado documental del proceso
Cada proceso lleva su propio estado documental — Pendiente, En proceso, Requiere revisión o Documentada — que refleja qué tan madura está su documentación. Se ajusta a mano en la pestaña Gobierno y es independiente del SOP: generar o publicar el procedimiento no lo cambia. Este estado alimenta los indicadores del Dashboard y el módulo Estado documental.
Mejora continua
Cada proceso conserva su versión, su próxima revisión y su aprobador. Siempre se puede reabrir para actualizarlo o regenerar su SOP.
Dos atajos útiles
Biblioteca de SOPs: el módulo SOPs muestra todos los procesos por área con el estado de su procedimiento (Publicado, Borrador o Sin SOP), para generar, revisar y publicar SOPs sin salir de una sola vista.
Carga masiva: si el levantamiento es grande, las áreas, los roles y los procesos se pueden cargar de una sola vez con Excel desde el módulo Datos — ver la guía Cómo cargar y actualizar datos en masa con Excel.