Cómo cargar y actualizar datos en masa con Excel

Para qué sirve esta guía

Explica cómo cargar o actualizar de una sola vez la información completa de una organización — sus Áreas, Roles y Procesos — usando un archivo de Excel, desde el módulo Datos. Es el canal pensado para el arranque de una organización nueva o para actualizaciones grandes; para editar un registro puntual, cada módulo tiene su propio formulario.

Tranquilidad ante errores: subir un archivo nunca borra información. Quitar una fila del Excel no elimina el registro en la plataforma, las filas con error simplemente no se aplican y nada se guarda sin tu confirmación.

Quién puede usarla

Descargar el Excel está disponible para todos los roles; subir cambios es exclusivo del administrador y del super-admin. El super-admin primero elige la organización a trabajar con el selector del encabezado (si aún no existe, la crea desde Organizaciones — ver la guía Cómo crear y poner en marcha una organización).

1. Descargar el Excel

1. En el menú lateral, abre Datos.
2. En la tarjeta Exportar, haz clic en Descargar Excel (.xlsx).
3. El archivo trae una hoja por módulo (Áreas, Roles, Procesos) y una hoja Guía con las instrucciones de llenado.
4. Si la organización ya tiene datos, bajan incluidos con sus identificadores; si está vacía, el archivo funciona como plantilla.

2. Completar la información en Excel

• Agregar un registro nuevo: añade una fila y deja vacía la columna key/id (la plataforma genera el identificador).
• Actualizar un registro: edita las celdas sin tocar la columna key/id — ese identificador es lo que permite actualizar en lugar de duplicar.
• Listas (macroprocesos, herramientas, responsabilidades…): un elemento por línea dentro de la misma celda (Alt+Enter en Excel).
• El campo area de Roles y Procesos debe coincidir con una clave (key) de la hoja Áreas — la plataforma lo verifica al subir.

3. Subir el archivo — asistente de 4 pasos

1. ① Cargar el archivo: en la tarjeta Importar, elige o arrastra el Excel. En este punto no se guarda nada.
2. ② Vista previa: la plataforma muestra qué hojas leyó, cuántas filas tiene cada una y una muestra de su contenido.
3. ③ Asignación de datos: se confirma a qué módulo va cada hoja y a qué campo va cada columna. Si el archivo salió de CONEXUM™, todo viene emparejado automáticamente y solo haces clic en Continuar; si viene con otros nombres, se corrige con los selectores en pantalla.
4. ④ Confirmación: se muestra el resumen — nuevos / actualizados / sin cambios / con error — con el detalle fila por fila. Si hay errores (campo obligatorio vacío, valor no permitido, área inexistente), se corrigen en el Excel o en la asignación y se vuelve a intentar. Con todo en orden, clic en Aplicar cambios y confirmar.

4. Verificar el resultado

La plataforma confirma cuántos registros se crearon y actualizaron. Revisa la información cargada en Arquitectura por área, Roles, Matriz de procesos y el Dashboard. Para ajustes posteriores puedes repetir este flujo (exportar → editar → subir) o editar registros puntuales desde cada módulo. Desde aquí continúa el ciclo documental normal — ver la guía Cómo construir la Matriz de procesos.